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Rester bien vu par le service comptable

Les responsables informatiques et les comptables ne parlent pas toujours le même langage. Mais une chose qui vous mettra toujours la puce à l'oreille et vous aidera à obtenir leur adhésion à de grands projets est la compréhension et l'utilisation de l'« amortissement ». Lisez ce qui suit pour savoir de quoi il s'agit et comment l'utiliser lors de l'établissement du budget et de l'élaboration des propositions.

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Amortissement et dépenses: Les bases

Amortissement répartit le coût d'un actif sur sa durée de vie utile, ce qui garantit la stabilité financière et une vision plus claire du retour sur investissement.

• Exemple: Achat d'une nouvelle licence de logiciel d'entreprise pour 100 000 $ avec un contrat d'utilisation de cinq ans.

Les dépenses sont des coûts ponctuels qui sont comptabilisés immédiatement et qui reflètent souvent une utilisation à court terme.

• Exemple: Le paiement d'un abonnement mensuel à un service de stockage en nuage.

Pour réussir en tant que responsable informatique, il est important de comprendre dans quelle catégorie se situe une dépense informatique et de présenter les budgets et les projets en tenant compte de ces éléments.

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Quelles dépenses informatiques peuvent être amorties?

1. Licences logicielles de grande valeur

Vous disposez d'une licence pluriannuelle ou d'une licence perpétuelle pour votre progiciel de gestion intégré préféré ? Ces coûts peuvent être amortis.

• ‍Example: Une licence de logiciel d'une valeur de 500 000 dollars qui permettra à votre entreprise de fonctionner pendant cinq ans.

2. Investissements en matériel

Pensez aux serveurs, aux stations de travail haut de gamme ou aux baies de stockage. Il s'agit d'actifs ayant une durée de vie, et la dépréciation (un cousin de l'amortissement) s'applique donc.

• Conseil de pro: n'oubliez pas de vérifier le seuil de capitalisation de votre entreprise.

3. Logiciels sur mesure

Cette application interne que vous développez pour automatiser les flux de travail ? Les coûts de développement peuvent être amortis, à condition de les mener à bien.

4. Mise en œuvre de systèmes majeurs

Vous mettez en place un système de gestion de la relation client (CRM) ou un système de gestion intégré (ERP) au niveau de l'entreprise ? Les coûts d'installation initiaux peuvent généralement être répartis, à condition que le système soit conçu pour durer plus d'un an.

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Quelles sont les dépenses informatiques qui sont immédiatement prises en charge?

1. Abonnements et frais de maintenance

Plateformes SaaS, accords de maintenance annuels et contrats d'assistance.

• Exemple: Licences Microsoft

2. Actifs à faible coût

Éléments inférieurs à un certain seuil de capitalisation fixé par l'entreprise.

• Exemple: les périphériques de base tels que les claviers et les souris

3. Recherche et coûts préliminaires des logiciels

Études de faisabilité ou prototypes qui ne donnent pas lieu à un produit final.

4. Consommables et fournitures

Papier pour imprimante, câbles et bandes de sauvegarde.

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Bonus: Comment faire en sorte que votre équipe comptable vous aime!

Connaître la politique de capitalisation de votre entreprise

• Chaque organisation a des règles qui déterminent quels actifs peuvent être capitalisés. Consultez cette politique avant d'effectuer des achats importants.

Communiquer clairement les plans du projet

• Donnez des détails sur les délais de mise en œuvre, le retour sur investissement attendu et la durée de vie des actifs.

Collaborer à la planification budgétaire

• Faites participer la comptabilité à la conversation dès le début des cycles budgétaires annuels de l'informatique afin d'aligner les attentes.

Utiliser une documentation claire

• Fournir les factures, les contrats et les coordonnées des fournisseurs dans un format conforme aux normes comptables.

Être proactif en ce qui concerne les révisions

• Revenez régulièrement sur les actifs à long terme pour confirmer qu'ils sont toujours comptabilisés correctement.

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En fin de compte

La maîtrise de l'amortissement par rapport aux dépenses n'est pas réservée aux spécialistes des chiffres - c'est votre ticket pour des budgets plus fluides, moins de surprises et une équipe comptable beaucoup plus heureuse. En outre, cela montre que vous n'êtes pas seulement un expert en informatique, mais aussi un penseur stratégique qui comprend comment l'argent et la technologie s'entrecroisent.