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Conseils de productivité dans Microsoft Teams

Dans le monde des affaires actuel, qui évolue à un rythme effréné, la technologie joue un rôle crucial dans la réussite de toute entreprise. Par contre, les technologies ne sont pas toutes égales et les solutions ne sont pas toutes adaptées aux exigences particulières d’une entreprise. La mise en place d’une technologie non adaptée à un environnement professionnel peut entraîner des inefficacités, des vulnérabilités en matière de sécurité et même des interruptions d’activité. Dans cet article, nous allons explorer cinq signes qui indiquent que votre technologie n’est peut-être pas prête pour le monde des affaires. Les dernières années ont renforcé l’importance des outils numériques de collaboration et de communication pour toute entreprise moderne. Alors que le travail à distance se généralisait à l’échelle mondiale, de nombreuses entreprises ont opté pour Microsoft Teams afin de rester connectées et productives, anticipant ainsi les avancées numériques.

Dans les 12 derniers mois, le nombre d’utilisateurs actifs quotidiens de l’application collaborative a presque doublé, passant de 75 millions en avril 2020 à 145 millions en avril 2021. Si les fonctionnalités de vidéo conférence et de partage de fichiers ont été des éléments clés depuis son lancement en 2017, la plateforme a beaucoup évolué au cours des dernières années.

Maîtriser les fonctionnalités moins familières de Microsoft Teams peut conférer à votre entreprise un avantage concurrentiel significatif. Voici donc quelques conseils et astuces pour augmenter votre productivité.

‍Partagez des courriels dans un canal

Malgré les opinions mitigées que vous pourriez avoir à propos des courriels, il est peu probable qu’ils disparaissent de si tôt. Bonne nouvelle : Outlook facilite la communication par courriel en permettant le transfert des messages vers un canal Teams en un simple clic. Il vous suffit de repérer les points de suspension en haut du canal et d’obtenir une adresse courriel spécifique à ce canal. Ensuite, vous pouvez librement copier et transmettre tout document, échange ou fichier pertinent directement dans le canal.

Outlook facilite la communication par courriel en permettant le transfert des messages vers un canal Teams en un simple clic.

Intégrez le Planificateur dans Teams

La gestion des tâches joue un rôle crucial au sein de toute entreprise bien organisée. Elle est particulièrement bénéfique pour les équipes qui travaillent à distance, loin de leurs gestionnaires. En combinant l’application Planificateur et Microsoft Teams, il est possible de créer et de suivre des tâches au sein de la même plateforme. Gardez vos priorités à l’esprit en épinglant votre planificateur en haut de n’importe quel canal, afin de pouvoir y accéder rapidement et facilement.

Traduisez une conversation

L’essor d’une main-d’œuvre mondiale offre des avantages considérables pour l’expansion des entreprises, mais peut également présenter de sérieux obstacles linguistiques et culturels pour celles qui ne se préparent pas à l’avenir. Les fonctionnalités de traduction intégrées à Microsoft Teams contribuent à surmonter ces obstacles en permettant aux utilisateurs de traduire les messages de leur langue maternelle dans la langue de leur choix. En cliquant sur les points de suspension situés dans le coin supérieur droit du champ du message, vous verrez l’option « Traduire » apparaître en bas du panneau.

Enregistrez ou transcrivez des réunions

Il peut parfois être difficile d’obtenir toutes les informations importantes dont vou savez besoin lors d’une réunion. Et selon la taille de votre équipe, il peut être pratiquement impossible de réunir tout le monde en même temps. Une solution efficace consiste à enregistrer une vidéo dans Teams, ce qui vous permet de capturer à la fois l’audio et la vidéo.

Lorsque vous enregistrez une vidéo dans Teams, vous avez la possibilité de capturer à la fois l’audio et la vidéo.

L’option de menu à trois points dans la réunion permet aux utilisateurs de partager leurs écrans, d’enregistrer la réunion et de la partager ultérieurement. Si votre organisation enregistre et conserve des procès-verbaux de réunion, vous pouvez les faire transcrire facilement en accédant aux options d’enregistrement dans Microsoft Stream. Une fois que vous avez ajouté votre vidéo à la file d’attente de lecture dans MS Stream, cliquez sur «Mettre à jour les détails de la vidéo ». Ensuite, sélectionnez la section « Langue de la vidéo » et cliquezsur « Générer automatiquement un fichier de sous-titres », puis appuyez sur le bouton « Mettre à jour ». MS Stream génère ensuite automatiquement un fichier transcrit que vous pouvez télécharger et partager.

Envoyez des messages en fonction de balises

Les @mentions peuvent être utiles pour attirer l’attention d’une seule personne ou de l’ensemble des utilisateurs au sein d’un canal. Or, toutes les communications ne concernent pas forcément tout le monde. Grâce à la fonction de communication ciblée dans MS Teams, vous pouvez communiquer avec toutes les personnes à qui une balise a été attribuée. Ainsi, seules celles qui ont besoin de voir votre message recevront une notification.

Il est possible d’organiser les membres de votre équipe en attribuant des balises à leur profil en fonction de leur rôle, de leur service, de leur projet, de leur emplacement et d’autres critères pertinents. Par exemple, si vous travaillez sur un projet avec une équipe internationale, vous pouvez identifier les membres de @Austin et de @Montréal ou mentionner le @projet. Cette fonctionnalité est généralement accessible uniquement aux administrateurs et aux responsables d’équipe, à moins que vous ne modifiiez les paramètres dans Teams pour autoriser d’autres membres à ajouter ou à modifier des balises.

Conclusion

Il n’est pas nécessaire que la numérisation de vos efforts de communication et de collaboration soit difficile. Avec Microsoft Teams, votre organisation dispose d’une plateforme multifonctionnelle qui permet à tous les membres de travailler plus rapidement et plus intelligemment, plutôt que de travailler plus dur. Pour en savoir plus sur Microsoft Teams, veuillez communiquer avec les experts de Quadbridge.