La gestion des licences logicielles (GLL) semble peut-être une tâche de moindre priorité que les services informatiques peuvent accomplir sans avoir à trop s’inquiéter. Toutefois, à mesure que l’utilisation des logiciels et les dépenses qui s’y rattachent continuent de croître, les répercussions financières de la GLL gagnent en importance.
Dans ce billet de blogue, vous découvrirez les principaux avantages de la GLL, comment celle-ci peut faire économiser de l’argent à votre entreprise et comment réaliser un audit des licences logicielles au sein de votre organisation.
Qu’est-ce que la gestion des licences logicielles?
Tous les logiciels utilisés par une entreprise doivent faire l’objet d’un processus de suivi, de gestion et de mise à jour, non seulement pour optimiser la performance, mais aussi pour assurer le respect des contrats de licence.
Les licences logicielles sont des documents juridiques. Elles stipulent les conditions d’utilisation légale du logiciel et si celui-ci peut être copié ou distribué.
La GLL est le processus de surveillance et de gestion des licences logicielles. Elle fait partie intégrante de la gestion des actifs logiciels (GAL) globale d’une entreprise, qui englobe les activités d’extensibilité, de documentation et de contrôle des logiciels.
En quoi les outils de GLL peuvent-ils vous aider?
L’analyse des rôles et des responsabilités liés à la GLL peut s’avérer quelque peu compliquée. L’utilisation d’un logiciel de gestion automatisée des licences informatiques, comme portail QBx, peut se révéler très utile puisqu’elle simplifie la mise en œuvre des pratiques exemplaires décrites ci-dessous.
- Comprendre et respecter les conditions
La première étape essentielle à une GLL efficace consiste à comprendre les ententes conclues par votre entreprise dans la cadre de l’achat et de l’utilisation de logiciels auprès de fournisseurs. Différents types de licences existent et peuvent même être négociés avant l’achat. Voici certains types de licences courants :
- Par appareil ou unité centrale
- Par abonnement
- Licence perpétuelle
- Par réseau
- Licence basée sur l’usage
- Licence publique générale
- Base de données
Comme les types de licences peuvent changer en fonction des tendances du marché, la gestion des licences logicielles peut être une tâche compliquée.
- Mettre en place un contrôle d’accès efficace
Parfois, la meilleure solution à un problème consiste à définir la manière dont il sera traité. Une gestion efficace des licences logicielles permet de mettre en place des lignes directrices qui régissent l’utilisation, l’installation et l’achat de logiciels. Il s’agit notamment d’empêcher les utilisateurs de télécharger ou d’installer individuellement des logiciels sur les ordinateurs de l’entreprise sans autorisation.
Pour en savoir plus sur la gestion des actifs numériques, consultez notre centre de connaissances :
- Qu’est-ce que la gestion d’actifs logiciels?
- Quelles sont les fonctions de la gestion d’actifs logiciels?
- Pratiques exemplaires à adopter pour la gestion des licences logicielles
- Les 5 méthodes les plus efficaces pour gérer les actifs logiciels et les licences Microsoft
- Faire le suivi du cycle de vie des licences et des mises à jour
Dans le cadre de la gestion de la conformité des licences logicielles, vous devez faire un suivi exhaustif du nombre et des types de programmes installés par votre entreprise. Ces programmes peuvent avoir été installés sous forme de téléchargements, d’installations à partir d’un CD ou d’applications infonuagiques.
La GLL doit également remplir les fonctions de suivi suivantes :
- Comparer les actifs possédés aux actifs utilisés
- Vérifier régulièrement les mises à jour
- Automatiser les mises à jour lorsque les licences sont incluses
- Vérifier la date d’expiration des licences
- Faire le suivi des utilisateurs des logiciels et de la fréquence de l’usage des logiciels
- Faire le suivi des licences dans le cadre de la réaffectation des applications lors de l’arrivée ou du départ d’employés
- Atteindre les objectifs de réduction des coûts
Si votre entreprise a des antécédents de dépenses excessives, il est impératif de faire le suivi des dépenses et des économies actuelles de votre organisation. La fixation et le suivi d’objectifs visant à réduire les dépenses liées aux logiciels facilitent la planification des budgets pour l’avenir et confirment la rentabilité de la GLL.
- Préparer le terrain pour des audits externes en menant des audits internes réguliers
Des audits externes des licences logicielles, menés à la fois par des fournisseurs de logiciels et des organisations tierces, peuvent bel et bien avoir lieu. Comme votre entreprise ne possède pas directement les logiciels des fournisseurs et qu’elle ne peut les utiliser qu’à la suite de l’achat d’une licence, des contrôles de conformité peuvent être exigés.
Un système d’audits internes réguliers représente l’un des meilleurs outils de gestion des licences logicielles dans lequel vous pouvez investir. De plus, si elle comprend des contrôles de conformité, la GLL permet d’éviter les violations de licence qui peuvent être découvertes par les auditeurs externes.
Économies possibles grâce à un audit des licences logicielles
En plus de garantir l’efficacité de votre système de GLL, les audits des licences logicielles menés régulièrement permettent de réaliser des économies en évitant les désagréments suivants :
- Les amendes et autres frais importants liés à la violation des contrats de licence
- Les actions en justice et les frais afférents
- Les dépenses excessives pour des licences inutiles
- Les frais de maintenance de logiciels inutiles
- Les rapprochements comptables nécessitant un ajustement
Les audits permettent également aux entreprises de trouver à l’avance des moyens de prévoir leur budget et de réaliser des économies, notamment :
- De prévoir avec précision les besoins logiciels à venir
- De déterminer l’admissibilité à des rabais en fonction du volume
- De ré-exploiter les licences de logiciels d’une manière efficace et légale
Selon des études, l’informatique de l’ombre représente près de 30 à 40 % des dépenses informatiques des grandes entreprises.
Grâce à un outil comme le portail QBx, les entreprises peuvent non seulement recenser les licences sous-utilisées, mais aussi se préparer aux audits, octroyer des droits en toute sécurité, surveiller les coûts des licences et relever les situations problématiques potentielles avec les licences Office 365.
Réalisation d’un audit de conformité des licences logicielles dans votre entreprise
Comme l’indiquent les informations susmentionnées, il peut être très avantageux pour votre entreprise de s’assurer de réaliser régulièrement des audits de son système de GLL, surtout si elle ne l’a jamais fait auparavant.
Il est possible d’effectuer manuellement le rapprochement entre toutes vos licences achetées et vos logiciels installés. Le seul problème est que l’utilisation de feuilles de calcul ou d’autres bases de données développées en interne a tendance à devenir compliquée en raison de la quantité de logiciels et des différents types de licences utilisés aujourd’hui.
La main-d’œuvre administrative spécialisée requise et l’expertise nécessaire en matière de logiciels peuvent justifier le coût d’un système automatisé de surveillance des licences logicielles et des services d’audit des licences logicielles, même pour les entreprises de taille moyenne.
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