Les organisations qui prennent au sérieux la conformité et l’évolutivité des données se concentrent généralement sur l’amélioration et la simplification de leurs pratiques en matière de gestion des licences logicielles.
En adoptant des mesures de suivi et d’automatisation de la gestion des logiciels, les entreprises parviennent à obtenir une meilleure prévisibilité budgétaire, à gérer plus efficacement les renouvellements de licences et à dresser un inventaire des logiciels qu’elles utilisent.
Nous vous offrons ci-dessous un guide en huit étapes sur les licences logicielles et les meilleurs outils pour les gérer efficacement, que vous pourrez utiliser comme un point de départ commode en la matière.
L’étape de conception d’une stratégie de gestion logicielle comprend le fait de colliger toute la documentation relative aux licences approuvées ainsi que les renseignements suivants :
Puisque les licences logicielles jouent un rôle majeur pour la conformité des organisations, une stratégie de gestion des logiciels doit établir clairement les responsabilités relatives à la conformité aux normes et à l’application de celles-ci. Vous pouvez assurer la pertinence continue et l’efficacité de votre stratégie de gestion logicielle en effectuant des auto-évaluations et en préparant des rapports à ce sujet de façon régulière.
En plus de fournir à vos employés les politiques, les licences et les autres modalités relatives aux solutions logicielles qu’ils utilisent, il est important de leur offrir de la formation approfondie sur la façon de les utiliser.
Les organisations qui souhaitent réaliser des économies ont tout intérêt à déterminer quels logiciels et quelles licences sont sous-utilisés par leurs employés.
Par exemple, Office 365 est le service infonuagique qui compte le plus grand nombre d’utilisateurs, mais 56 % des licences sont sous-utilisées. Vous pouvez utiliser des systèmes de gestion des actifs logiciels, par exemple le portail QBx, pour vous aider à simplifier votre gestion des licences et votre contrôle des coûts.
Il est plus facile de gérer les fournisseurs de services logiciels et les comptes actifs se rapportant aux licences si vous effectuez des vérifications trimestrielles conçues pour réduire les redondances d’utilisation. Encore mieux, cette étape peut vous permettre de faire des économies en réduisant les coûts d’acquisition et de maintenance, souvent élevés.
Les organisations répondent aux normes de conformité grâce à la signature de contrats régissant leurs licences logicielles.
Une approche judicieuse consiste à créer un répertoire dans lequel est enregistré tout se qui se rapporte à la gestion des licences logicielles : documents ou renseignements portant sur la garantie, sur la dépréciation du logiciel, sur l’évaluation des coûts, sur l’acquisition des logiciels, etc.
En cas d’audit, les entreprises prouvent leur conformité en effectuant des vérifications régulières et en comparant des licences à différents types de logiciels. En utilisant des systèmes de suivi automatique des licences, elles peuvent rapidement relever celles qui sont sur- ou sous-utilisées.
L’objectif central des audits logiciels est de confirmer que les systèmes de conformité logicielle sont à jour et que des processus automatisés ont été adoptés.
Il existe de nombreux outils de gestion de logiciels offerts sur le marché, mais la plupart n’offrent pas des fonctionnalités suffisamment avancées pour les besoins des entreprises.
Pour accélérer le processus de vérification de la conformité, nous vous recommandons de recourir à des processus automatisés qui vérifient si vous avez obtenu les versions les plus à jour des licences et si vous avez mis en place une liste d’applications dont vous voulez empêcher l’installation non autorisée.
En faisant un suivi plus exact des renseignements relatifs aux logiciels, vous évitez des achats de logiciels superflus et vous vous simplifiez la vie quand vient le temps de prouver votre conformité dans le cadre d’un audit.
Une politique de gestion des licences logicielles ne sert à rien du tout si elle reste lettre morte. En recourant à une stratégie de conformité ou à des logiciels de conformité relatifs aux licences, les organisations peuvent réaliser un maximum d’économies et améliorer leur productivité, réduisant d’autant plus le coût total associé aux logiciels.
Plus important encore, elles sont mieux protégées en cas d’audit et, ainsi, ne s’exposent pas à des amendes, qui peuvent être très salées. En effet, aux États-Unis, les amendes imposées en vertu de la loi HIPAA ont dépassé le cap des 5,5 millions $ US en 2021.
Si vous voulez savoir si vos mécanismes de conformité sont adéquats, consultez l’un de nos spécialistes dès aujourd’hui.
En offrant à votre équipe le meilleur outil de gestion des licences logicielles ainsi que des capacités technologiques puissantes, vous contribuerez à ce que votre organisation demeure conforme, réduise ses coûts associés aux logiciels installés et améliore son évolutivité.
Dans un contexte où le télétravail est plus en plus pratiqué et encouragé, les employés souhaitent utiliser leurs propres appareils pour se connecter aux systèmes informatiques de leur employeur. C’est la raison pour laquelle de nombreuses organisations modifient leur réseau et renforcent leur sécurité.
Si votre organisation permet le télétravail, assurez-vous que votre politique en matière de licences traite des appareils externes, et évaluez les implications en matière de conformité et de sécurité.
Adoptez les meilleurs outils de gestion de licences logicielles avec l’aide d’un expert
Les organisations qui négligent la gestion de leurs logiciels peuvent en subir des conséquences majeures, notamment des amendes s’élevant à des millions de dollars annuellement.
Nous vous recommandons de faire appel à un partenaire TI chevronné, qui vous aidera à réduire les risques liés aux audits et à améliorer votre gestion des licences. Notre portail QBx, une innovation exclusive de Quadbridge, vous offre la chance de transformer votre entreprise et de solidifier son succès grâce à une technologie et à des fonctionnalités de sécurité de pointe.
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