Les logiciels, tout particulièrement ceux de Microsoft, sont depuis longtemps omniprésents dans les entreprises. Et pour cause : Microsoft est connue pour la qualité de ses produits et la stabilité de sa marque.
La suite Microsoft 365 (M365), en particulier, comprend toutes les applications Microsoft Office en plus d’une solution complète de productivité sur le nuage qui permet la collaboration en temps réel.
Bien que la plupart des entreprises considèrent M365 comme un outil de travail essentiel, la gestion des licences peut exiger beaucoup de temps. Cet article présente les cinq méthodes les plus efficaces pour gérer les actifs logiciels Microsoft. Nous examinerons ensuite les meilleurs outils sur le marché pour réaliser cette tâche.
Qu’est-ce que la gestion d’actifs logiciels?
Qu’entend-on exactement par gestion d’actifs logiciels (Software Asset Management – SAM)? En résumé, il s’agit de gérer et d’optimiser l’achat, l’installation, l’entretien, l’utilisation et la désinstallation de logiciels au sein de l’entreprise.
La gestion d’actifs logiciels est une tâche essentielle des services de TI, surtout dans les grandes entreprises ou celles en pleine croissance. Lorsqu’elle est effectuée de façon adéquate, elle permet à l’entreprise de réduire ses coûts, d’accroître la sécurité et d’améliorer l’efficacité de la maintenance. Cependant, elle peut aussi prendre beaucoup de temps et poser plusieurs défis.
Voici les cinq façons les plus efficaces d’optimiser ce procédé.
Cinq conseils pour la gestion d’actifs logiciels
1. Conserver tout au même endroit
Quand vient le temps de gérer plusieurs licences de logiciels, il est facile d’en oublier. Toute la documentation pertinente devrait être conservée au même endroit.
Au cas où la gestion d’actifs Microsoft ferait l’objet d’un examen ou d’un audit, il vous sera fort utile d’avoir tous vos dossiers en ordre. En fin de compte, une équipe spécialisée est requise pour gérer efficacement les licences des produits Microsoft.
2. Vérifier les droits de licence
Il est essentiel de comprendre la différence entre l’achat de licences et les droits de licence. L’achat signifie simplement que l’entreprise s’est procuré une licence, alors que les droits comportent différents éléments.
Même s’il peut être laborieux de rassembler toutes les données pertinentes, il faut couvrir ses arrières en cas d’audit.
3. Fixer des rappels
Les actifs de marque se présentent sous de nombreuses formes. Comme les actifs physiques et les contenus multimédias, les actifs numériques doivent faire l’objet d’un suivi régulier. C’est pourquoi le respect des échéances est un élément essentiel d’une stratégie SAM efficace.
Une bonne pratique consiste à mettre en place un système de notifications qui rappelle les échéances importantes à venir, comme les dates de renouvellement des abonnements, les entretiens programmés et les approbations.
4. Suivre les dépenses
L’une des plus grandes erreurs qu’une entreprise puisse commettre est de négliger le suivi des dépenses liées aux licences Microsoft. Pour éviter des dépenses excessives, il faut comparer les coûts actuels et historiques avec le type de logiciels et sa fréquence d’utilisation.
L’entreprise peut alors établir de meilleures prévisions budgétaires en fonction de la situation des licences (Effective Licence Position – ELP) et du modèle de licence privilégié.
5. Prioriser la SAM
Des membres de votre équipe des TI devraient détenir un certain degré de formation en matière de gestion d’actifs logiciels. Même si le personnel peut apprendre en travaillant, il est préférable d’opter pour une certification en gestion d’actifs logiciels (CSAM).
Étant donné que la SAM fait partie intégrante de l’entreprise, le fait de faire connaître cette pratique au personnel contribuera à maintenir son statut prioritaire. L’utilisation d’images, de vidéos et d’autre matériel éducatif est un excellent moyen de faire passer le message.
Les licences en volume sont la meilleure façon de déployer et d’utiliser des produits Microsoft. Même si ces cinq conseils peuvent aider votre équipe des TI à améliorer ses pratiques de SAM, le problème n’est pas réglé pour autant. La vérité, c’est que la gestion manuelle d’actifs logiciels prend du temps et comporte des risques d’erreurs et d’omissions.
Heureusement, il y a une façon simple d’optimiser la gestion d’actifs logiciels.
Le portail QBx : le meilleur logiciel de gestion d’actifs numériques Microsoft
Le portail QBx est un logiciel de gestion d’actifs numériques Microsoft qui offre une visibilité complète et un contrôle modulaire.
Les équipes informatiques profiteront d’un tableau de bord intuitif en temps réel capable de générer plus de 175 rapports personnalisables. Ces rapports peuvent aider dans les situations suivantes :
- gestion de l’accueil et des départs du personnel;
- détection des licences inutilisées;
- préparation aux audits de licences;
- alertes pour le renouvellement des licences;
- allègement des procédures de rétrofacturation;
- réduction des risques liés à la sécurité et à la conformité;
- et bien plus encore.
Optimisez votre gestion des licences Microsoft grâce au portail QBx et à Quadbridge
Avec la croissance de votre entreprise, il est facile d’oublier les petites choses. Cependant, ces petites choses peuvent facilement faire boule de neige. En fait, on estime à 34 milliards de dollars les pertes annuelles en lien avec des licences Microsoft inutilisées.
C’est pourquoi la gestion des logiciels est si importante. L’instauration d’un gestionnaire de licences Microsoft comme le portail QBx permettra à votre équipe des TI de réduire les dépenses excessives et d’améliorer la sécurité de manière plus efficace, en plus de lui faire gagner un temps précieux.
Mieux encore, lorsque vous achetez Microsoft 365 de Quadbridge, l’accès au portail QBx est entièrement gratuit. Communiquez avec Quadbridge aujourd’hui pour découvrir les avantages d’un système de gestion d’actifs logiciels Microsoft pour votre entreprise.
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