Obtenez le rapport d'utilisation de vos licences Office 365 en quelques clics

Les rapports d’utilisation des logiciels Microsoft vous présentent des renseignements importants sur l’activité de votre entreprise. Ils vous permettent notamment de suivre l’activité de vos utilisateurs dans tous vos services et applications Microsoft 365 grâce aux renseignements suivants :

• Le nombre quotidien d’utilisateurs actifs par service;
• Le nombre quotidien d’activités par service;
• Le nombre d’utilisateurs actifs ou inactifs au courant des 7, 30, 90 ou 180 derniers jours pour chaque service;
• La date de la dernière activité de chaque utilisateur actif de chaque service;
• L’analyse de l’utilisation de Microsoft 365 (cette fonctionnalité doit d’abord être activée dans votre tableau de bord);
• et plus encore!
  

Dans cet article, nous vous présentons la marche à suivre (toute simple!) pour consulter et exporter vos rapports d’utilisation.

Comprendre les licences attribuées

Lorsque vous vous abonnez à Microsoft 365, votre nombre de licences doit correspondre au nombre de membres de votre équipe qui ont l’intention d’utiliser les applications et services concernés. Le système génère un compte utilisateur pour chaque employé qui aura accès à une licence.

Il est important de faire le suivi de vos licences Office 365, car advenant une vérification, vous pourriez être mis à l’amende si votre nombre d’utilisateurs dépasse de 5 % ou plus le nombre de licences Microsoft auquel vous avez droit. Des frais vous seront alors imputés pour l’utilisation excédentaire ainsi que pour la vérification en tant que telle.

La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez facilement augmenter ou réduire votre nombre de licences attribuées, ou encore réaffecter vos licences, selon l’évolution de vos besoins d’affaires. En ayant accès à des rapports réguliers, vous pourrez mieux cerner les comptes auxquels vous devrez retirer ou attribuer des licences.

REMARQUE : Après la fermeture du compte d’un utilisateur, Microsoft supprime ses données d’utilisation dans un délai de 30 jours.

Qui a accès à la page des rapports d’utilisation?

Ce n’est pas tout le monde qui peut consulter les données sur l’utilisation des licences Microsoft 365 de votre organisation. En effet, ce privilège est réservé à un certain nombre de rôles administratifs :

• Administrateurs généraux;
• Administrateurs Exchange;
• Administrateurs SharePoint;
• Administrateurs Skype Entreprise;
• Lecteur global;
• Lecteur de rapports;
• Administrateur Teams;
• Administrateur des communications Teams;
• Autres administrateurs.
  

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• Déploiement à distance des appareils des employés

Consulter et exporter vos rapports d’utilisation de licences Microsoft 365 en cinq étapes simples

1. Connectez-vous à votre page d’accueil d’administrateur Microsoft 365. Une fois que votre tableau de bord s’affiche, faites défiler les options dans le volet de gauche. 

Cliquez sur Rapports; si vous ne voyez pas l’onglet Rapports, cliquez sur Afficher tout. 

Dans le sous-menu Rapports, cliquez sur Utilisation.

REMARQUE : Si vous n'avez jamais utilisé cette fonction auparavant, le système vous demandera de l’activer. Le processus de migration des données prend environ 24 heures. 

2. Faites défiler la page jusqu’à Utilisateurs actifs – services Microsoft 365. 
   
   Cliquez sur Voir plus.
   
   Lorsque la page sera chargée, vous verrez dans le coin supérieur droit que la période de référence est automatiquement réglée aux 30 derniers jours. Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir une période de 7, 90 ou 180 jours.

REMARQUE : Les données ne s’afficheront pas automatiquement pour chacune des périodes. La génération des rapports peut prendre jusqu’à 48 heures.

1. Sous le titre Exportation, vous verrez la liste des utilisateurs actifs disposés dans une table relationnelle standard. La première colonne contient les identifiants de tous vos utilisateurs Office 365. 
   

Les colonnes suivantes vous présentent la date de la dernière activité de l’utilisateur concerné dans chaque service ou application Microsoft. 

Si un utilisateur a accédé à l’un de ces services au cours de la période spécifiée, vous verrez dans la ligne correspondante la date de sa dernière activité.

2. Pour modifier le contenu du tableau, faites défiler jusqu’au dernier champ à droite, puis sélectionnez l’onglet Choisir les colonnes. 

Sélectionnez ensuite les cases à cocher qui correspondent aux champs que vous souhaitez inclure, par exemple :

• Produit assigné;
• Date de suppression;
• Date d’attribution de la licence pour Microsoft Teams;
• Date d'attribution de la licence pour Yammer;
• Date d'attribution de la licence pour SharePoint;
• Date d'attribution de la licence pour Skype Entreprise;
• Date d’attribution de la licence pour OneDrive;
• Et plus encore!
  

Cliquez sur Enregistrer.

3. Pour exporter les données, il suffit de cliquer sur Exporter dans le coin supérieur gauche du tableau. Le rapport sera téléchargé sur votre disque local sous la forme d'un fichier .csv compatible avec Excel.

Pourquoi les rapports d’utilisation sont-ils si importants pour l’optimisation des licences Microsoft?

Le suivi de vos licences Microsoft n’est pas compliqué en soi, mais c’est une tâche qui demande du temps. La surveillance continue de votre activité dans Microsoft 365 est essentielle pour l’amélioration de votre prise de décisions, le rendement de votre capital investi et la réduction de vos frais. 

Vous pouvez confier ce travail à un gestionnaire de licences d’utilisation qui pourra prendre en charge ce processus de A à Z et vous fournir des rapports d’utilisation pour tous vos utilisateurs Office 365 et vos services Office 365. Chez Quadbridge, nous proposons des outils sophistiqués pour aider les entreprises comme la vôtre à automatiser les vérifications et les rapports sur leurs licences.

Le portail QBx : une solution de confiance pour la gestion de vos rapports et de vos licences Office 365

Pour tous vos rapports sur Office 365, faites confiance à notre portail QBx, un outil efficace de gestion des logiciels Microsoft. Il vous aidera à :

• Faire le suivi de votre historique d’attribution de licences Office 365;
• Gérer vos comptes utilisateurs;
• Produire et exporter des rapports personnalisés;
• Demeurer conformes à la réglementation.
  

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