Télétravail : comment travailler de chez soi efficacement
En 2020, un virus a changé le monde et a imposé une nouvelle réalité, nous forçant à repenser de nombreux aspects de nos vies. Un changement majeur que la pandémie a entraîné est la transition vers le travail à distance. En effet, le travail à domicile est la nouvelle norme à présent.
Une fois que ce changement est devenu chose certaine, de nombreuses entreprises, sinon la plupart, se sont efforcées de mettre en place leurs effectifs en vue d’instaurer le travail à distance le plus rapidement possible. Mais était-ce la meilleure approche? Maintenant qu’une partie de la poussière est retombée, examinons quelques mesures concrètes qui peuvent faciliter la transition du travail sur place au travail à distance.
Accès à distance
Chaque entreprise est configurée à sa façon. Dans certaines organisations, la main-d’œuvre n’est jamais sur place. Dans d’autres, seule une partie du personnel travaille à distance. Parfois, les employés de l’équipe font du télétravail en permanence, alors que d’autres n’en font qu’à temps partiel. Quel que soit le scénario qui prévaut dans votre organisation, tous vos télétravailleurs devront accéder aux ressources de l’entreprise depuis leur domicile.
Dans cette optique, il est nécessaire de réfléchir à la manière d’accorder cet accès de manière sécurisée et conformément aux règles de votre organisation. Vous devrez également prendre en compte l’équipement réseau mis à la disposition de vos équipes. La tâche peut sembler énorme, mais le jeu en vaut la chandelle. En plus d’être pratique, la mise en place d’un système adéquat à la maison améliore la flexibilité et l’adaptabilité de votre organisation, et saura vous procurer la tranquillité d’esprit.
RPV
Les réseaux privés virtuels (RPV) permettent de donner un accès à distance chiffré, c’est-à-dire un accès sécuritaire, aux ressources de l’entreprise. Avoir une main-d’œuvre à distance implique une utilisation généralisée du RPV. Un sous-ensemble d’employés utilise peut-être déjà un RPV à l’occasion; la seule différence est que maintenant, tout le monde dans votre organisation aura besoin de ce type d’accès.
Afin de limiter le nombre de logiciels tiers à déployer, vous devez utiliser un protocole RPV pris en charge de manière native sur Windows et macOS. Il s’agirait donc du protocole L2TP/IPSec, ou encore de l’IKEv2/IPSec, qui est plus sécurisé. Un autre avantage du protocole IPSec est son universalité : de nombreux routeurs commerciaux sont préconfigurés avec une règle d’intercommunication NAT pour le trafic IPSec.
Si votre personnel dispose d’ordinateurs portables fournis par l’entreprise, le RPV peut être préconfiguré. Sinon, vous devrez fournir des instructions détaillées sur la façon de procéder. Du côté serveur (l’entreprise), vous pouvez ensuite configurer des règles de contrôle d’accès pour limiter l’accès de chaque utilisateur à ce dont il a besoin.
Routeurs personnels
Même si certains de vos employés ont accès à une connexion à haute vitesse à la maison (mesurée en gigabits), il est probablement préférable de supposer que leurs connexions sont inférieures à 100 Mb/s. La bonne nouvelle est que cette vitesse sera suffisante pour la majorité de votre main-d’œuvre. La quantité debande passante nécessaire doit simplement être suffisante pour les courriels, le clavardage, les appels vocaux ou vidéo, et l’accès aux serveurs de fichiers de l’entreprise.
Cependant, certains types de travail peuvent nécessiter plus de bande passante que ce qu’offrent une connexion large bande moyenne et un routeur grand public. Un exemple serait les artistes visuels, qui peuvent avoir besoin de transférer des flux vidéo 4Kou 8K. Dans ces cas particuliers, vous devrez équiper certains membres de votre personnel d’une connexion à bande passante élevée et d’un modem ou routeur capable de gérer la charge.
Une autre option serait de leur donner accès à une machine de production au bureau par l’intermédiaire d’une connexion VNC (Virtual Network Computing) ou RDP (Remote Desktop Protocol), et ce, après la connexion au RPV. Toutefois, les connexions VNC et RDP peuvent parfois subir des décalages, en particulier lors de l’utilisation d’un RPV. Au bout du compte, même si cela peut être une solution temporaire, elle ne sera pas viable pour longtemps. À long terme, vous économiserez temps et argent en fournissant le matériel adéquat à votre personnel.
Outils de communication
Comment les télétravailleurs communiquent-ils entre eux?
La main-d’œuvre étant décentralisée, vous aurez besoin d’outils de communication d’autant plus centralisés. En effet, avec l’avènement du travail à distance généralisé, la communication est plus cruciale que jamais. En plus de permettre que tous les membres de votre organisation utilisent les mêmes outils avec les mêmes protections de sécurité en place, les outils de communication centralisés favorisent un sentiment de communauté au sein de l’organisation décentralisée, réduisant l’isolement que certains peuvent ressentir lorsqu’ils travaillent à domicile.
Fournissez à vos équipes un accès aux outils de communication approuvés par l’entreprisepour des tâches telles que le clavardage, les appels vocaux et les appels vidéo. Il faut à tout prix éviter que les informations sensibles de l’entreprise soient partagées sur Facebook Messenger…
Microsoft Teams, RingCentral et Webex sont des choix populaires que votre personnel connaît probablement déjà. Ils fournissent également un chiffrement de bout en bout pour permettre le partage d’informations plus sensibles, la prévention des pertes de données et le renforcement de la sécurité.
Outils de collaboration
Comment votre personnel partage-t-il les documents et les fichiers?
Afin de simplifier l’accès à certains actifs de l’entreprise, il peut être intéressant de mettre en place un système infonuagique d’entreprise hébergé par un tiers. Cela peut s’avérer une bonne solution au lieu d’accorder l’accès au cas par cas, aux utilisateurs à distance utilisant un RPV, à des documents internes qui peuvent être répartis un peu partout dans l’organisation. L’utilisation d’un système infonuagique collaboratif comme outil de référence centralisé peut vous faire économiser du temps et éviter des tracas à vous et à votre personnel.
Les choix populaires pour le partage de documents et de fichiers sont Sharepoint et Microsoft Teams. Ces plateformes sont également dotées d’outils de gestion de projet tiers faciles à gérer afin de donner à chaque utilisateur une visibilité sur les projets qui lui sont confiés.
Périphériquesdes utilisateurs finaux
Les appareils des utilisateurs finaux sont un autre facteur important à considérer. Votre organisation fournit-elle des ordinateurs portables, des téléphones intelligents et des casques configurés par l’entreprise, ou vos télétravailleurs utilisent-ils plutôt leurs appareils personnels?
S’ils utilisent des appareils fournis par l’entreprise, vous pouvez les configurer manuellement (si le nombre de périphériques est faible) ou via une solution MDM (Mobile Device Management) pour assurer une sécurité maximale. Sinon, votre personnel devra activer ou désactiver certains paramètres, par exemple les sauvegardes automatiques, en fonction de l’appareil, du système d’exploitation et des besoins spécifiques de votre organisation.
Vous devez également déterminer si certains employés ont des besoins précis pour ce qui est du matériel. Les personnes travaillant en comptabilité ou dans le domaine de l’intelligence d’affaires en sont un bon exemple, car elles peuvent avoir besoin de plusieurs écrans pour accomplir leur travail.
Il est également avisé de fournir un casque d’écoute standard de haute qualité (avec microphone intégré) à tous les membres de votre personnel afin que tout le monde profite de la même qualité d’appel. Un autre avantage : lorsque tout le monde utilise le même équipement, le dépannage s’en trouve simplifié.
Un bon casque d’écoute assure une communication claire pour tous, augmente la confidentialité et limite considérablement le temps perdu lorsque les participants doivent constamment se répéter en réunion.
Pour conclure
Les conseils ci-dessous visent à vous fournir des astuces concrètes pour vous aiderà couvrir les bases dans le contexte d’une transition vers le télétravail. Biensûr, chaque organisation est différente et peut avoir des besoins spécifiques qui sortent du cadre de cet article.
Malgré cela,si vous êtes en train de convertir vos équipes en main-d’œuvre travaillant à distance, ces éléments vous seront sans doute utiles. Un contexte sans précédent comme celui-ci exige des mesures exceptionnelles. Qui sait? Avec les nombreux avantages du télétravail, vous voudrez peut-être envisager d’adopter une politique permanente (peut-être à temps partiel pour commencer) comme nouvelle norme sociale.
Bien entendu, Quadbridge peut vous fournir tous les outils pour mettre en œuvre etsoutenir vos démarches de travail à distance.
